衛生管理のペーパーレス化を推進するシステムについてお伝えします。2021年6月から食品関連事業者へのHACCPに沿った衛生管理が義務化されています。衛生管理のペーパーレス化をどのように進めればいいのかわからない、という方も多いのではないでしょうか。ペーパーレス化成功のポイントなどについて、くわしく紹介します。
ペーパーレス化は本当に便利なのか
ペーパーレス化は、業務の効率化やコスト削減など、さまざまな効果が期待できます。紙ベースでの業務をデジタル化することで、入力・管理の手間が省けるため便利です。ペーパーレス化により、期待できる効果を紹介します。
ペーパーレス化とは？
ペーパーレス化とは、紙の書類や資料などをデジタル化し、紙の使用をなくす取り組みです。勤怠管理票や在庫台帳など、さまざまな業務に紙が使用されています。
デジタル化によりクラウドシステムやデジタルツールを活用することで、データを一元管理できるため、環境への配慮・セキュリティ強化などが期待できます。
業務を効率化
紙ベースでの業務は、時間と手間がかかり、記入漏れや発注ミスなどの人的ミスが発生するケースもあります。ペーパーレス化により、伝票管理や勤怠管理、発注業務などの記録・確認にかかる時間を削減できるため、業務効率アップにつながります。デジタル化により、スタッフの負担を軽減できるでしょう。
コスト削減
ペーパーレス化により、紙やインク、コピー機のメンテナンスなどのコスト削減が可能です。システムでの在庫管理により、発注ミスをしにくくなるため、無駄な仕入れを防ぐことができます。業務効率が上がることで、空いた時間をほかの重要なタスクに充てられるため、人件費の削減にもつながるでしょう。
環境への配慮
ペーパーレス化は、脱炭素や環境負荷を軽減できる取り組みです。紙の使用を減らすことで、焼却処分で発生するCO2排出量を減らせたり、森林資源を保護できたり、環境保全に寄与できるでしょう。ペーパーレス化は、地球環境にやさしい取り組みとして企業イメージの向上が期待できます。
セキュリティの強化
紙媒体の帳票や伝票は、紛失・劣化のリスクがあるため、重要な情報を失う可能性があります。デジタルデータをクラウドで管理することにより、情報の紛失リスクの低減が可能です。デジタルデータでは、必要な情報を探したり、データを共有したり、かんたんな操作で実行できます。
ペーパーレス化成功のポイントは？
ペーパーレス化を成功させるためのポイントを紹介します。
適切なシステムを選択する
自社の業務内容や事業規模に合ったシステムを選択することが、重要なポイントです。デジタル化を優先したい業務に特化したシステムを選びます。現場スタッフが使いやすいツールを選ぶことで、導入をスムーズに進められます。
スタッフ教育とサポート体制をチェック
すべてのスタッフがシステムの操作方法や運用ルールを理解する必要があるため、スムーズなシステム運用にはスタッフ教育が必須です。研修の実施やスタッフ同士の情報共有など、手厚いサポート体制が整えられているサービスを選ぶと安心です。
HACCPシステムでペーパーレス化を進められる
HACCP 運用には、ペーパーレス化が欠かせません。HACCPシステムの導入により、かんたんな操作で衛生管理計画書を作成できたり、クラウド上でデータを一元管理できたり、ペーパーレス化を進められます。全体の業務効率を向上させることもできるでしょう。
HACCP対応とペーパーレス化を同時に進められる
HACCPシステムでは、HACCP対応とペーパーレス化を同時に進められます。すべての食品事業者には、HACCPに沿った衛生管理計画書の作成と衛生管理計画にもとづく運用・記録が義務付けられています。
衛生管理計画書とは、HACCPに沿った重要管理と一般衛生管理の項目の管理方法を記載する計画書です。莫大な項目数があるため、作成は非常に困難ですが、HACCPシステムではテンプレートが用意されているので作成が容易でしょう。
温度管理や清掃管理などを自動で記録してくれるため、業務全体をスピードアップできます。クラウドでのデータ管理により、記録の正確性や保存性を高められるため、HACCP運用にはペーパーレス化が欠かせません。
必要なデータをシステムで一元管理できる
HACCP運用では、温度管理や清掃管理、在庫管理などの記録の徹底が求められます。すべて紙で管理するのは、手間も時間もかかります。記録を自動で保存するシステムにより、ペーパーレス化を進められるため、管理が効率的でしょう。
クラウドでデータを一元管理できるため、HACCP監査でも情報をスムーズに提示できます。クラウドシステムの活用により、必要なデータを検索しやすくなったり、いつでも情報にアクセスできたり、利便性の向上が期待できます。
まとめ
この記事では衛生管理のペーパーレス化を推進するシステムについてお伝えしました。ペーパーレス化とは、紙媒体の業務のデジタル化により、紙の使用をなくす取り組みのことです。ペーパーレス化を推進することで、さまざまな業務の効率化やコスト削減が期待できます。ペーパーレス化を成功させるためには、自社の業務内容や事業規模に適しているなどのポイントを押さえてサービスを選択することが重要でしょう。HACCPシステムでは、衛生管理計画書の作成や運用・記録などのHACCP対応とペーパーレス化を同時に進められます。さまざまな業務を効率化させるためにペーパーレス化を推進させたい食品関連事業者の方は、HACCP対応も同時に進められるHACCPシステムの導入を、検討してみてはいかがでしょうか。
